업무 자동화를 고려하고 있는 사용자라면 Notion과 Trello 두 도구 사이에서 고민해 본 적이 있을 것입니다. 두 플랫폼 모두 협업과 태스크 관리에 탁월한 도구이지만, 자동화 기능과 연동성 측면에서는 각기 다른 장점과 한계를 지니고 있습니다. 이번 글에서는 ‘태스크 관리’와 ‘외부 서비스 연동성’을 중심으로 Notion과 Trello의 자동화 기능을 비교 분석하여, 어떤 상황에 어떤 툴이 적합한지 구체적으로 알려드리겠습니다.
태스크 관리: 유연한 데이터 vs 직관적인 보드
Notion은 데이터베이스 기반의 태스크 관리 기능을 제공합니다. 사용자 정의가 매우 자유롭기 때문에 복잡한 업무 구조를 설계하거나 다양한 보기(리스트, 캘린더, 갤러리, 간트차트 등)를 적용할 수 있습니다. 예를 들어 태스크 하나에 ‘상태’, ‘담당자’, ‘우선순위’, ‘관련 프로젝트’, ‘마감일’ 등 다양한 필드를 삽입하고, 이를 조건 기반으로 필터링하거나 그룹화하여 복잡한 프로젝트도 세분화된 관리를 할 수 있습니다. 반면 Trello는 ‘카드’ 기반의 칸반 보드가 핵심입니다. 각 태스크는 리스트 내 카드로 존재하고, 카드 간 이동을 통해 진행 상황을 직관적으로 표현할 수 있습니다. 시각적 이해도가 높아 초보자도 쉽게 사용할 수 있으며, 개인이나 소규모 팀에게 특히 적합합니다. Notion은 태스크를 다른 데이터베이스와 연동하거나, 템플릿 기능을 통해 반복 업무를 자동 생성할 수 있어 구조적인 작업에 강점을 가집니다. Trello는 단순한 프로젝트나 짧은 기간의 업무를 빠르게 구성할 때 유리하며, 작업 흐름을 실시간으로 파악하는 데 효과적입니다. 정리하자면, 복잡한 태스크 체계나 관계형 업무가 많은 팀에게는 Notion이, 시각적으로 빠르게 업무 흐름을 파악하고 간단한 협업을 원할 때는 Trello가 더 효율적입니다.
자동화 기능: Notion의 확장성과 Trello의 편의성
Notion은 자체적인 자동화 기능이 비교적 제한적입니다. 하지만 강력한 API와 다양한 외부 자동화 툴(Zapier, Make, n8n 등)을 통해 원하는 거의 모든 시나리오를 구현할 수 있습니다. 예를 들어, Google Form에서 입력된 내용이 Notion 데이터베이스에 자동 저장되고, 이 데이터가 조건에 따라 태스크로 전환되거나 슬랙 알림이 전송되는 구조까지 구성할 수 있습니다. 또한 Notion AI를 활용하면 회의록 자동 요약, 태스크 자동 추출, 문서 초안 작성 등의 기능도 자동화 흐름에 포함할 수 있습니다. 사용자의 업무 흐름이 복잡하고 다양한 데이터 연동이 필요한 경우, Notion은 매우 유연한 환경을 제공합니다. Trello는 기본적으로 자동화 도구인 **Butler** 기능을 내장하고 있어 별도의 외부 툴 없이도 간단한 자동화 설정이 가능합니다. 예를 들어 특정 리스트에 카드가 이동되면 담당자 자동 지정, 마감일 설정, 라벨 부여 등의 자동화가 가능합니다. 이 기능은 UI 기반으로 쉽게 설정할 수 있어 비전문가도 빠르게 적용할 수 있는 장점이 있습니다. 그러나 복잡한 조건 분기나 외부 서비스와의 깊은 연동이 필요할 경우 Trello는 다소 한계가 있습니다. 외부 툴 연동은 가능하지만, Notion처럼 관계형 데이터까지 자유롭게 구성하거나, 한 시스템 내에서 다양한 업무를 통합하기에는 부족함이 있습니다. 결론적으로, 단순한 반복 작업을 빠르게 자동화하고자 한다면 Trello가 더 적합하고, 확장성과 커스터마이징이 중요한 사용자에게는 Notion이 강력한 도구가 됩니다.
연동성 비교: 협업 도구 통합의 범위와 자유도
업무 자동화에서 또 하나 중요한 요소는 다른 도구와 얼마나 유기적으로 연결할 수 있는가입니다. 이른바 ‘생태계 연동성’이 높은 플랫폼일수록 자동화된 협업 환경을 구축하기에 유리합니다. **Notion**은 Zapier, Make, n8n, Slack, Google Calendar, Gmail, GitHub, Jira 등 수많은 플랫폼과 API를 통해 연동이 가능합니다. 특히 Notion API가 공식으로 제공되면서 개발자뿐 아니라 일반 사용자도 외부 데이터를 가져오거나 내보내는 작업이 쉬워졌습니다. 예를 들어, 구글 캘린더 일정이 생성되면 노션에서 자동으로 회의록 템플릿이 생성되거나, 슬랙에서 특정 명령어를 입력하면 노션에 새로운 태스크가 만들어지는 구조도 가능합니다. **Trello** 역시 Zapier, IFTTT, Slack, Google Drive, Gmail 등과 연동이 가능하며, 일부 플러그인은 직접 설치하여 확장할 수 있습니다. 특히 Slack과의 연동이 매우 직관적이고, 각 카드에 대한 알림이나 피드백을 실시간으로 주고받을 수 있는 구조가 잘 갖춰져 있습니다. 그러나 Trello는 보드 단위의 정보 흐름에 초점이 맞춰져 있기 때문에, 다양한 데이터 간의 연결과 자동화에는 상대적으로 한계가 있습니다. 반면, Notion은 각 데이터베이스 간의 관계를 설정하고, 이를 바탕으로 조건 기반 자동화와 보고 체계를 구현할 수 있는 점에서 더 복합적인 워크플로우에 적합합니다. 즉, 다양한 툴을 통합하여 전체 업무 환경을 하나로 만들고자 한다면 Notion의 연동성이 더 유리하며, 제한된 범위에서 간단하게 연동하여 빠르게 사용할 수 있는 구조를 원한다면 Trello도 충분한 선택지입니다.
결론: 어떤 자동화 도구가 나에게 맞을까?
Notion과 Trello 모두 강력한 생산성 도구이지만, 사용자의 목적과 환경에 따라 최적의 선택지는 달라집니다. 복잡한 데이터 구조를 관리하고, 다양한 외부 툴과의 연동을 통해 자동화 환경을 설계하고자 한다면 Notion이 가장 적합합니다. 반대로 빠른 실행과 직관적인 시각적 관리, 간단한 반복 작업 자동화를 원한다면 Trello가 더 유리할 수 있습니다. 두 툴은 각각의 장점을 활용하여 병행 사용도 가능합니다. 예를 들어 Trello로 간단한 업무 분배를 하고, Notion에서 전체 프로젝트 진행률과 보고를 관리하는 방식도 좋은 전략이 될 수 있습니다. 중요한 건 도구 자체가 아니라, 그 도구를 활용해 얼마나 스마트하게 일할 수 있느냐입니다.